Как рассчитать страховой запас бытовой химии и избежать пустых полок

Пустая полка — это не только упущенная продажа одного товара. Если покупатель не находит привычный стиральный порошок, средство для посуды или туалетную бумагу, он может приобрести весь набор необходимых товаров в другом магазине.

Однако чрезмерный товарный запас тоже создаёт проблемы. Деньги замораживаются в продукции, склад переполняется, а медленно продающиеся позиции приходится реализовывать со скидкой.

Чтобы поддерживать наличие товаров и не закупать лишнее, магазину нужен страховой запас. Разберёмся, как его рассчитать, какие данные учитывать и как организовать управление остатками бытовой химии.

Что такое страховой запас товара

Страховой запас товара — это дополнительное количество продукции, которое хранится на складе на случай непредвиденных ситуаций.

Он может понадобиться, если:

• поставщик задержал отгрузку;
• доставка заняла больше времени, чем обычно;
• спрос неожиданно вырос;
• магазин провёл успешную акцию;
• товар временно отсутствует у производителя;
• часть продукции повредилась при перевозке;
• фактические продажи оказались выше прогноза.

Страховой запас не предназначен для регулярных продаж при нормальной работе поставок. Он начинает использоваться, когда основной запас заканчивается раньше поступления следующей партии.

Например, магазин в среднем продаёт десять упаковок средства для мытья посуды в день. Поставщик привозит товар раз в неделю, но иногда доставка задерживается на два дня. Дополнительные 20 упаковок помогут переждать задержку и сохранить товар на полке.

Чем страховой запас отличается от текущего

Общий запас бытовой химии можно условно разделить на несколько частей.

Текущий запас

Это продукция, которая продаётся между двумя поставками.

Если магазин получает товар каждые семь дней и продаёт по десять упаковок в сутки, для обычной работы ему потребуется около 70 упаковок.

Страховой запас

Это резерв на случай задержки поставки или роста продаж. В нормальной ситуации он не должен постоянно использоваться.

Сезонный запас

Его формируют перед ожидаемым увеличением спроса. Например, средства для мытья окон могут активнее продаваться весной, товары для дачи — в начале сезона, а подарочные наборы — перед праздниками.

Презентационный запас

Это количество товара, необходимое для заполнения полки или выкладки. Даже если одна упаковка продаётся редко, для аккуратного представления категории на витрине может потребоваться несколько единиц.

Все эти составляющие нужно учитывать отдельно. Иначе магазин рискует принять обычное наполнение полки за достаточный резерв.

Почему нельзя устанавливать одинаковый запас для всех товаров

Распространённая ошибка — добавить ко всем позициям одинаковый процент, например 20% от средней закупки.

Но товары продаются с разной скоростью, а поставщики работают на разных условиях. Один товар поступает через два дня после заказа, другой приходится ждать две недели. Продажи одного средства стабильны, а спрос на другое резко меняется во время акций.

Размер страхового запаса зависит от нескольких факторов:

• средней скорости продаж;
• колебаний спроса;
• срока поставки;
• возможных задержек;
• периодичности оформления заказов;
• надёжности поставщика;
• сезонности;
• наличия заменителей;
• важности товара для ассортимента;
• минимальной партии поставки.

Чем стабильнее продажи и надёжнее поставщик, тем меньше может быть резерв. Если спрос непредсказуем, а поставки часто задерживаются, страховой запас необходимо увеличить.

Какие данные нужны для расчёта товарного запаса

Перед расчётом желательно собрать статистику минимум за три месяца. Для сезонных категорий лучше использовать данные за год и сравнивать одинаковые периоды.

По каждой позиции потребуются:

• количество проданных упаковок;
• число дней, когда товар находился в наличии;
• средние продажи за день или неделю;
• максимальные продажи за день или неделю;
• обычный срок поставки;
• максимальный срок поставки;
• частота оформления заказов;
• текущий остаток;
• товары в пути;
• минимальная партия поставщика.

Особенно важно учитывать дни отсутствия товара. Если позиция две недели не находилась на полке, делить её продажи на полное количество календарных дней неправильно. Полученный средний спрос окажется заниженным.

Например, за месяц магазин продал 120 упаковок чистящего средства, но товар был в наличии только 20 дней. Средняя продажа составляет не четыре, а шесть упаковок в день.

Простой способ рассчитать страховой запас

Если продажи достаточно стабильны, а основной риск связан с задержкой поставки, можно использовать простую формулу:

Допустим:

• средние продажи средства для стирки — 8 упаковок в день;
• обычный срок доставки — 5 дней;
• возможная задержка — 3 дня.

Страховой запас составит 24 упаковки. Этого количества должно хватить на три дополнительных дня продаж.

Такой способ подходит для базовых товаров с относительно стабильным спросом. Но он не учитывает внезапное увеличение продаж.

Расчёт с учётом колебаний спроса и срока поставки

Если продажи и сроки доставки заметно меняются, можно использовать более точную формулу:

Рассмотрим пример для стирального порошка:

• средние продажи — 7 упаковок в день;
• максимальные продажи — 11 упаковок в день;
• средний срок поставки — 5 дней;
• максимальный срок поставки — 8 дней.

Страховой запас составит 53 упаковки.

Такой резерв учитывает ситуацию, когда одновременно увеличиваются продажи и задерживается доставка. Формула подходит для практического расчёта товарного запаса в небольшом магазине, если сложная система прогнозирования не используется.

Не стоит автоматически брать единичные рекордные значения. Если максимальные продажи возникли из-за одной необычной оптовой покупки, результат будет завышен. Лучше ориентироваться на типичные пиковые значения или данные нескольких похожих периодов.

Как определить точку заказа

Одного страхового запаса недостаточно. Магазину необходимо понимать, при каком остатке нужно оформлять следующий заказ.

Допустим:

• магазин продаёт 7 упаковок в день;
• поставка занимает 5 дней;
• страховой запас составляет 30 упаковок.

Когда остаток снизится до 65 упаковок, необходимо оформить новый заказ.

Пока поставщик готовит и доставляет партию, магазин продаст около 35 упаковок. Оставшиеся 30 будут выполнять роль резерва.

Если часть товара уже заказана и находится в пути, её тоже нужно учитывать. Иначе можно оформить лишнюю поставку.

Пример полного расчёта

Предположим, магазин продаёт средство для мытья посуды.

Исходные данные:

• средние продажи — 12 упаковок в день;
• максимальные типичные продажи — 17 упаковок;
• средний срок поставки — 4 дня;
• максимальный срок поставки — 6 дней;
• поставщик отгружает товар упаковками по 12 штук.

Сначала рассчитываем страховой запас:

Затем определяем точку заказа:

Заказ нужно оформлять, когда доступный остаток снизится примерно до 102 упаковок.

Поскольку товар поставляется коробками по 12 штук, результат можно округлить до количества полных коробок. В этом случае ближайшее подходящее значение — 108 упаковок.

Как учитывать период между проверками остатков

Если магазин контролирует остатки не ежедневно, а, например, один раз в неделю, в расчёт нужно добавить продажи до следующей проверки.

Например:

• средние продажи — 5 упаковок в день;
• поставка занимает 4 дня;
• остатки проверяются каждые 7 дней;
• страховой запас — 20 упаковок.

Если не учитывать период между проверками, магазин может слишком поздно заметить необходимость нового заказа.

Чем реже проводится контроль, тем больше товара приходится держать на складе. Автоматический или ежедневный контроль остатков позволяет быстрее реагировать на изменения и уменьшать избыточный запас.

Для каких товаров нужен повышенный резерв

Не всем позициям требуется одинаковая защита от дефицита. Повышенный страховой запас обычно формируют для товаров, которые:

• обеспечивают значительную долю выручки;
• стабильно продаются каждый день;
• входят в список обязательных покупок;
• не имеют прямых аналогов;
• долго поставляются;
• часто отсутствуют у производителя;
• закупаются перед сезоном;
• используются профессиональными или постоянными клиентами.

К таким товарам могут относиться популярные стиральные порошки, средства для мытья посуды, туалетная бумага, мусорные мешки, мыло и востребованные чистящие средства.

Отсутствие одной специализированной позиции не всегда заметно влияет на продажи категории. Но если закончится базовый товар, покупатель может уйти за всей покупкой к конкуренту.

Как объединить расчёт запаса с ABC- и XYZ-анализом

Рассчитать запас бытовой химии точнее помогает совместное использование ABC- и XYZ-анализа.

ABC-анализ показывает вклад товара в выручку или прибыль:

• A — позиции с наибольшим вкладом;
• B — товары со средним вкладом;
• C — позиции с небольшим вкладом.

XYZ-анализ оценивает стабильность спроса:

• X — стабильные и прогнозируемые продажи;
• Y — заметные колебания или сезонность;
• Z — нерегулярный спрос.

AX

Важные товары со стабильными продажами. Остатки нужно проверять часто, но благодаря предсказуемому спросу резерв можно рассчитать достаточно точно.

AY и AZ

Позиции значительно влияют на результат, но спрос на них меняется. Для них потребуется увеличенный страховой запас или более частое пополнение небольшими партиями.

BX и BY

Такие товары можно контролировать по стандартным правилам, периодически пересматривая скорость продаж.

CX

Товар даёт небольшой вклад, но продаётся регулярно. В этой группе часто находятся недорогие базовые позиции. Полностью отказываться от запаса не стоит, однако резерв может быть небольшим.

CZ

Спрос низкий и нерегулярный. Большой страховой запас для таких товаров обычно не нужен. Иногда достаточно презентационного остатка и заказа под потребность.

Как учитывать сезонность и акции

Среднее значение за год может оказаться бесполезным для сезонной продукции.

Например, средство для мытья окон продаётся:

• слабо зимой;
• активнее в начале весны;
• особенно хорошо во время дачного сезона и генеральных уборок.

Если перед весной использовать среднегодовые продажи, магазин закажет слишком мало товара. Если летний спрос перенести на зимний период, на складе появится избыток.

Сезонный запас лучше рассчитывать по статистике аналогичного периода прошлого года с поправкой на:

• изменение числа покупателей;
• рост или снижение продаж категории;
• изменение цены;
• рекламные мероприятия;
• появление новых конкурентов;
• расширение или сокращение ассортимента.

Перед акцией товарный запас также необходимо пересчитать отдельно. Продажи по обычной цене не показывают, сколько упаковок потребуется во время скидки или рекламного размещения.

Для прогноза можно использовать результаты предыдущих акций или тестовое продвижение на ограниченной группе магазинов.

Что делать, если статистики ещё нет

При запуске нового магазина или вводе новой позиции точный расчёт невозможен. В этом случае можно использовать:

• продажи похожего товара;
• данные по той же категории;
• рекомендации поставщика;
• результаты других магазинов сопоставимого формата;
• небольшую тестовую партию;
• короткий период между первыми заказами.

Для новинки безопаснее начать с умеренного количества и чаще контролировать остатки. После четырёх–восьми недель появятся первые данные о скорости продаж, но окончательные решения лучше принимать после более продолжительного теста.

При этом важно не делать выводы о спросе, если товар плохо представлен. Незаметная выкладка, отсутствие ценника или непонятное назначение могут снижать продажи независимо от потребности покупателей.

Как избежать дефицита товара

Даже правильно рассчитанный страховой запас не решит проблему, если управление остатками не организовано.

Установите минимальный остаток

Для каждой значимой позиции определите количество, при котором необходимо сделать заказ. В учётной системе можно настроить уведомление о достижении этого уровня.

Проверяйте фактическое наличие

Остаток в программе не всегда совпадает с количеством товара на полке и складе. Причиной могут быть ошибки при приёмке, пересортица, повреждение упаковки или неправильное списание.

Учитывайте товар в пути

При расчёте доступного запаса необходимо видеть не только складской остаток, но и уже заказанное количество.

Контролируйте сроки поставки

Фиксируйте не обещанный, а фактический срок каждой доставки. Если поставщик регулярно задерживает заказы, средний и максимальный сроки необходимо обновить.

Подберите заменители

Для ключевых позиций желательно иметь один или два аналога сопоставимого назначения и цены. Они не отменяют необходимость страхового запаса, но помогают сохранить продажи при длительном отсутствии основного товара.

Заказывайте чаще небольшими партиями

Если поставщик позволяет собирать заказ из разных категорий, частые поставки помогают снизить общий объём остатков и быстрее реагировать на спрос.

Пересматривайте расчёты

Продажи, цены и сроки поставки меняются. Показатели по товарам группы A желательно проверять каждый месяц, по остальному ассортименту — не реже одного раза в квартал.

Почему страховой запас может оказаться слишком большим

Стремление полностью исключить дефицит иногда приводит к переполнению склада. Магазин закладывает максимальные продажи, максимальную задержку и дополнительный резерв «на всякий случай».

В результате:

• деньги надолго остаются в товаре;
• снижается оборачиваемость;
• не хватает места для новых позиций;
• возрастает риск повреждения упаковки;
• товары приходится продавать со скидкой;
• усложняется контроль сроков годности.

Полностью исключить вероятность отсутствия товара невозможно без чрезмерных затрат. Задача магазина — выбрать разумный уровень риска.

Для ключевых товаров допустим повышенный резерв. Для медленно продающихся позиций дешевле иногда столкнуться с кратковременным отсутствием, чем постоянно хранить несколько месяцев продаж.

Частые ошибки при расчёте товарного запаса

Ориентироваться только на последнюю поставку

Размер предыдущего заказа не показывает реальную потребность. Он мог быть ограничен бюджетом, минимальной партией или отсутствием товара у поставщика.

Считать продажи в рублях

Запас необходимо рассчитывать в упаковках, штуках, коробках или других физических единицах. Рост цены увеличивает выручку, но не означает, что товар стали покупать чаще.

Не учитывать дни отсутствия

Если товар не продавался из-за пустой полки, это нельзя принимать за отсутствие спроса.

Использовать один коэффициент для всего ассортимента

Популярный порошок и специализированное средство для ухода за мебелью требуют разных правил пополнения.

Не пересматривать срок поставки

Если доставка стала занимать семь дней вместо четырёх, старая точка заказа приведёт к дефициту.

Создавать резерв для медленно продающихся товаров

Большой запас группы C с нерегулярным спросом замораживает деньги и занимает склад.

Не учитывать минимальную партию

Расчёт может показать необходимость заказать 18 упаковок, но поставщик отгружает только коробки по 12 штук. Итоговое количество нужно округлять с учётом упаковки и условий поставки.

Не увеличивать запас перед акцией

Если товар участвует в рекламе или получает дополнительное место в выкладке, его обычного количества может не хватить.

Как понять, что система работает

После внедрения новых правил стоит контролировать несколько показателей:

• количество дней отсутствия товара;
• долю товаров, доступных для продажи;
• средний остаток;
• оборачиваемость;
• количество срочных заказов;
• объём списаний и уценки;
• долю замороженных средств;
• точность прогноза продаж;
• соблюдение поставщиками сроков доставки.

Хорошее управление остатками не означает максимальный склад. Его результат — наличие востребованной продукции при разумном объёме вложенных средств.

Если пустых полок стало меньше, а средний товарный запас не вырос или даже сократился, система работает правильно.

Главное

Страховой запас бытовой химии защищает магазин от задержек поставки и неожиданных изменений спроса. Его нельзя назначать одинаковым для всех товаров или определять только по ощущениям.

Для базового расчёта можно умножить средние дневные продажи на возможное количество дней задержки. При нестабильном спросе стоит учитывать максимальные типичные продажи и максимальный срок поставки.

После этого необходимо определить точку заказа:

Особенно внимательно нужно контролировать востребованные базовые товары и позиции, которые сложно заменить. Для продукции с редким и непредсказуемым спросом большой резерв обычно не требуется.

Регулярный анализ продаж, контроль фактических сроков доставки и своевременное пополнение помогут избежать дефицита товара, сохранить покупателей и не замораживать лишние деньги на складе.